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Chargé des actes administratifs H/F

Publiée le 20/06/2016

Description du poste

Placé sous l’autorité hiérarchique de la secrétaire générale, les missions du chargé des actes administratifs sont les suivantes :

· Instances délibérantes de l’établissement public
- préparation de l’ordre du jour des conseils d’administration et des bureaux,
- collecte des rapports de présentation et des pièces jointes auprès des services, relecture et
vérifications,
- préparation des envois (scans sur la plateforme d’échanges, copie),
- rédaction des procès-verbaux,
- préparation et rédaction des délibérations,
- notifications et transmissions des délibérations au Préfet, au ministère de tutelle et aux partenaires
concernés,
- affichage (le cas échéant), classement (papier et électronique) et mise en ligne (www.cevennesparcnational.fr) des délibérations dans le recueil des actes administratif de l’établissement.
· Instruction administrative des demandes d’autorisation et d’avis
- contrôle de la présence des différentes pièces requises pour l’instruction du dossier,
- envoi de l’accusé de réception ou du refus de prise en compte de la demande pour dossier incomplet,
- transmission du dossier reçu des pétitionnaires aux services chargés de l’instruction technique,
- rédaction avec les services concernés des arrêtés d’autorisation, des lettres de refus ou des avis, après instruction technique,
- suivi du respect des délais de réponse aux demandes,
- affichage (le cas échéant), classement (papier et électronique) et mise en ligne (www.cevennesparcnational.fr) des autorisations dans le recueil des actes administratif de l’établissement.
· Préparation des contrats, conventions, marchés publics…
- analyse des besoins avec les services,
- préparation et rédaction des pièces administratives requises,
- relecture et intégration des pièces techniques préparées par les services,
- vérification des pièces au vu des textes règlementaires et administratifs en vigueur,
- classement (papier et électronique) des conventions signées.
· Autres missions
- recherches règlementaires diverses,
Les missions pourront être amenées à évoluer, notamment en fonction du développement de la mutualisation des services avec l’établissement public Parcs nationaux de France et la future Agence française de la Biodiversité. Le profil de poste serait alors redéfini en fonction des nouveaux besoins du service.

Relations fonctionnelles

Internes :
· avec les agents du secrétariat général
· les délégués territoriaux
· les chefs de services, techniciens et chargés de missions
· les secrétariats des services
· l’ensemble des personnels de l’établissement.

Externes :
· les collectivités
· les services du contrôleur financier
· la sous préfecture et la préfecture
· Parcs nationaux de France.

Profil recherché

Qualités recherchées

- Grande rigueur, précision et méthode,
- Qualités rédactionnelles,
- Qualités relationnelles,
- Capacité de compréhension et d’analyse des besoins,
- Dynamisme et réactivité.

Diplômes, expérience et niveau de formation souhaité

- Maîtrise des logiciels bureautiques Word et Excel,
- Formation règlementaire et juridique souhaitée,
- Connaissance et pratique des règles de passation et de la règlementation des marchés publics,
- Permis de conduire B.

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