Description du poste

L'adjoint(e) administratif(ve) sera en charge de l’accueil et du suivi administratif et comptable du GIP.
Il/elle exercera plus particulièrement les fonctions suivantes :
- Suivi administratif des Assemblées Générales, du Conseil d'Administration et du Bureau du GIP et des groupes de travail :
· planification et organisation des réunions,
· préparation, constitution et envoi, après validation, des dossiers aux participants,
· préparation des délibérations, en lien avec le directeur.
- Secrétariat du GIP :
· courrier : saisie, tri du courrier à l'arrivée, enregistrement du courrier à l’envoi et la réception, classement, et mise sous plis,
· accueil : physique, téléphone et courriel.
- Gestion budgétaire et comptable :
· suivi de l'exécution du budget et comptabilité analytique
· gestion des commandes de fournitures et de moyens généraux, contacts extérieurs avec les autres fournisseurs et prestataires,
· aide à la préparation des marchés,
· saisie des engagements, suivi de la facturation, saisie des mandatements et transmission à l'agent comptable.
· Appui pour la gestion de la paie (5 agents)
- Gestion de proximité des ressources humaines :
· suivi des congés, et autres absences,
· suivi des déplacements des personnels et des membres des instances du GIP : ordres de mission, remboursements,
· préparation et suivi des conventions des stagiaires accueillis au GIP.