Description du poste

L’assistant de direction / responsable de l’administration générale est placé sous la responsabilité hiérarchique du secrétaire général.
 Il assiste les membres du comité de direction présents à Rochefort (directeur-adjoint, secrétaire général, responsable de la gestion patrimoniale et responsable de l’action foncière) et assure la coordination avec le secrétariat de la directrice à Paris.
 Il anime et encadre l’activité de l’unité accueil-secrétariat de Rochefort.
 Il est responsable de l’administration générale des services centraux à Rochefort sur le site de la Corderie royale (moyens généraux et gestion des locaux).
 Il assure la gestion de certains moyens généraux de l’établissement en liaison avec l’ensemble des délégations de rivages et en appui du service budgétaire et du service de la commande publique (véhicules, locaux...).
Description des missions
Sous l’autorité du secrétaire général, l’intéressé est responsable des dossiers suivants :
Pour les services centraux
- Organisation du secrétariat des membres du comité de direction (directeur-adjoint, secrétaire général, responsable de la gestion patrimoniale et responsable de l’action foncière) en lien avec le secrétariat de la directrice à Paris ;
- Accueil du public, gestion du courrier et des appels téléphoniques, gestion des plannings de présence des services ;
- Prise en charge de dossiers spécifiques en relation directe avec la direction et/ou le secrétaire général (travaux d’aménagement de la Corderie par exemple) ;
- Fonctionnement général du siège de la Corderie comprenant l’organisation et l’intendance des locaux (suivi des contrats d’entretien obligatoires des bâtiments, commandes éventuelles de fournitures…) ;
- Encadrement du personnel accueil-secrétariat (2 agents).
Pour l’ensemble du Conservatoire
- Préparation et coordination des dossiers du conseil d’administration (quatre réunions par an) ;
- En relation avec les délégations de rivages, suivi du parc automobile, des contrats d’assurances de la déclaration de sinistre au suivi du marché, des cartes d’approvisionnement en carburant et de péage d’autoroute ;
- Stratégie d’éco-responsabilité au sein de l’établissement sous l'autorité du secrétaire général ;
- Mise en ligne et dématérialisation sur le portail intranet des dossiers du secrétariat général.